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¿Archivo Digital?

¿Archivo Digital?

Cada vez imprimes más facturas de proveedores, y sin embargo sigues enviando por correo ordinario tus facturas. Estás imprimiendo casi todos tus documentos, tanto de compra como de venta.

En Contabilidad Barcelona nos preguntamos: ¿Debes seguir así?

Hasta finales dela década pasada, nuestra recepción y emisión de documentos , antes de la labor de archivo podía describirse en:

- Impresión de documentos factura de clientes y posterior envío por correo.

- Apertura de correo ordinario y distribución y proceso de facturas de Compra y gasto.


Desde hace unos años este panorama ha ido cambiando progresivamente, cada vez en Asesoría Fiscal afirmamos que se imprimen más facturas de proveedores y acreedores que nos llegan por distintos medios electrónicos, pero muchos seguimos enviando por correo las facturas de clientes impresas en papel .


La tentación inmediata es dejar de hacer este envío y de imprimir las facturas de clientes , distribuyéndolas por los mismos medios electrónicos que recibimos las de compras y gastos.

La pregunta es, cómo va a construirse nuestro archivo documental, tanto para control interno , como para cumplir con rapidez, en el caso de inspección fiscal , si no las imprimo.


Cambios en la inspección de Iva y documentos.


En primera instancia, desde hace tiempo, Hacienda pide los documentos en versión digital, de modo que guardar o no en papel nuestras facturas, de la naturaleza que sea, nos va a servir de poco cara a este evento.

Esto nos está indicando la necesidad de un archivo, con estructura similar a la que se venía usando en papel, pero en versión digital y que el fisco ya no se interesa por el documento en papel de buenas a primeras.


Proveedores y acreedores

Hay mucho software que ya incorpora un tratamiento documental que permite el proceso de cotejo pedido/albarán/factura, y que por lo tanto no necesita de la impresión de nuestras Compras, pero es bien cierto que no todos disponemos de estas utilidades, ni de las manos que los mantengan.

Nosotros en Asesoría Fiscal recomendamos a quienes no decidan cambiar, sigan usando su archivo impreso, pero graben cada recepción digital de sus proveedores, en estructura fácilmente ubicable, preveyendo la inspección regular de Hacienda.


Clientes.

Siguiendo el mismo razonamiento, según nuestros recursos humanos y de soft, podemos prescindir de imprimir ya que Hacienda ya no lo requiere, y en caso contrario seguir con el archivo físico, pero que no gasten más energías en los envíos por correo ordinario y usen internet para hacerlos llegar a sus clientes.

Precaución: Al hacer ese envío , sería bueno hacer lo mismo que con proveedores, guardar las facturas de clientes en estructura fácilmente ubicable, preveyendo la inspección regular de Hacienda.


La conclusión elemental desde Contabilidad Barcelona es que hay que organizar un archivo digital que responda a nuestra expectativas y las de Hacienda, tanto de operaciones positivas como negativas, al margen de lo que decidamos sobre el archivo físico, que ya no es imprescindible.


Para más información, puedes conectarnos en este formulario: Haz click aquí.


Asesoría Fiscal

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