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Documentos al escáner

Documentos al escáner

¿ Qué ocurre si una empresa especializada le propone y presupuesta digitalizar y escanear toda su documentación ? En Contabilidad Barcelona le proporcionamos toda la documentación a aportar.

GESTION DE DOCUMENTOS

Desde Asesoría Fiscal le pedimos que tome unos minutos e imagine todo su movimiento en papel, facturas, presupuestos, albaranes, etc.

Hasta hoy simplemente los ha archivado, pero si llega a digitalizarlos, qué ocurre con ese archivo físico. ¿podemos prescindir de él? En contabilidad Barcelona le indicamos cómo proceder.


Con solo escribir en un buscador: "servicio de gestión documental”, encontrará empresas que prestan este servicio. Ellos clasifican y se encargan de digitalizar todos los documentos. Calro está, usted puede hacerlo también.

Facturas y documentos contables

Las facturas y documentos fiscales, solo podrán digitalizarse si se cumplen un par de condiciones que ahora le explicamos. Si no es así, no puede prescindir del papel en ningún caso.

Condiciones:

1) Homologado. La primera de las dos condiciones es que debe usarse un software homologado que ofrece una imagen fiel de toda la extensión del documento.


2) Firma: En cada factura o documento, deberá constar la firma electrónica de su empresa o la de la empresa que le preste el servicio.

Nosotros Asesoría Fiscal, en este caso, le recomendamos un sistema de copias profesional y espejo, de manera que , al desaparecer el papel, no tengamos problemas de recuperación.

Resto de documentos

Escaneado. Para el resto de documentos (correspondencia, contratos con proveedores, pedidos de clientes, etc.) la ley no exige esos requisitos. Aun así:

  • Lo mejor es que los escanee y almacene también con un sistema homologado (puede utilizar el mismo que para las facturas).  Así podrá desprenderse de los originales en papel.
  • En todo caso, siempre es aconsejable una cierta prudencia, de modo que conserve los originales de aquellos documentos más relevantes (contratos en vigor, pólizas de seguros...).

Validez. Un documento escaneado (por ejemplo, un pedido de mercancía que un cliente niega haberle hecho) puede presentarse en pleito, tanto si lo ha sido con un sistema homologado como si no. Y si la otra parte no impugna su autenticidad, le servirá como prueba de que el pedido existió. ¡Atención!  Si la otra parte lo impugna, se procede a comprobar su autenticidad. En ese caso:

  • Si el documento se escaneó con un sistema homologado será más fácil demostrar su autenticidad (pues va firmado electrónicamente, ha intervenido una empresa homologada...).
  • Si el sistema no está homologado lo tendrá más difícil, sobre todo si no tiene otras pruebas de que el pedido existió.   Por eso, si escanea la documentación de su empresa con un sistema no homologado, es aconsejable que no se desprenda definitivamente de los originales. 

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